Sztuczna inteligencja i wielozadaniowość w zarządzaniu projektami: błogosławieństwo czy przekleństwo?

Sztuczna inteligencja i wielozadaniowość w zarządzaniu projektami: błogosławieństwo czy przekleństwo?

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie zarządzania projektami wielozadaniowość stała się niemalże codziennością. Wydaje się, że bez umiejętności jednoczesnego wykonywania kilku zadań nie można efektywnie zarządzać projektami. Ale czy na pewno?

Czy dziś da się zawodowo żyć bez wdrażania wielozadaniowości?

Takie procesowanie ma swoje jasne i ciemne strony. Przyjrzyjmy się więc tematowi głębiej i przeanalizujmy, jak wielozadaniowość wpływa na naszą pracę, a przede wszystkim – na nasz mózg.
Dołączenie sztucznej inteligencji do procesów zarządzania projektami znacząco wpływa na sposób, w jaki podchodzimy do wielozadaniowości. AI ma potencjał do tego, aby odciążyć menedżerów i zespoły projektowe, automatyzując zadania powtarzalne i usprawniając procesy decyzyjne, co w konsekwencji może pomóc ograniczyć potrzebę jednoczesnego zajmowania się wieloma zadaniami.

Jak to dokładnie wygląda w praktyce?

• automatyzację powtarzalnych zadań i delegowanie AI:
  jednym z największych wyzwań wielozadaniowości jest nieustanne przełączanie się pomiędzy tematami, a takie działanie nieuchronnie obciąża nasz mózg. Dzięki AI możemy automatyzować raportowanie statusowe, przygotowanie dokumentacji czy analizę danych, co pozwala pracownikom skupić się na zadaniach wymagających kreatywności i myślenia strategicznego;
• redukcję przeciążenia poznawczego:
  AI może wspierać zespoły projektowe w zarządzaniu informacjami i priorytetami, co zmniejsza obciążenie wynikające z wielozadaniowości. Na przykład inteligentne systemy mogą analizować priorytety projektu, monitorować terminy oraz przypominać o kluczowych działaniach, pomagając zespołom sensowniej zarządzać czasem;
• efektywne zarządzanie zasobami:
  systemy AI mogą optymalizować alokację zasobów, co oznacza, że pracownicy nie muszą już sami balansować między różnymi projektami i zadaniami. Może to zmniejszyć ryzyko przymusu działania na wielu frontach jednocześnie, co często przecież prowadzi do spadku jakości pracy;
• zmianę roli menedżera projektu:
  zastosowanie AI w zarządzaniu projektami może odciążyć menedżerów w wielu obowiązkach operacyjnych. Dzięki temu mogą oni zająć się budowaniem relacji z interesariuszami, zarządzaniem zespołami i strategicznym podejściem do projektów. To oznacza, że – zamiast rozpraszać się wielozadaniowością – mogą skupić się na kluczowych aspektach projektu, które wymagają ludzkiej empatii i intuicji.

Pozostaje jednak pytanie bez jednoznacznej na dziś odpowiedzi: czy AI naprawdę wyeliminuje wielozadaniowość?
Choć AI może znacząco pomóc w jej ograniczeniu, wciąż nie jest jednak w stanie całkowicie jej wyeliminować. Wielozadaniowość jest bowiem często wynikiem dynamicznego charakteru pracy projektowej, w której priorytety zmieniają się w zależności od sytuacji. AI może wspierać ten proces, dostarczając lepsze narzędzia do zarządzania, ale ostatecznie to ludzie decydują i przede wszystkim: czują, w jaki sposób należy lub warto reagować na zmieniające się warunki.

Korzyści z wielozadaniowości

Wielozadaniowość ma swoje zalety, szczególnie w kontekście zarządzania projektami. Oto niektóre z nich:

• zwiększona elastyczność: świat projektów jest nieprzewidywalny. Klienci zmieniają wymagania, rynek również się zmienia, a nowe wyzwania pojawiają się codziennie. Wielozadaniowość pozwala nam szybko dostosować się do tych zmian, co jest kluczem do sukcesu;
• efektywne wykorzystanie czasu: w pewnych sytuacjach wielozadaniowość może pomóc lepiej zarządzać czasem. Przykładowo: gdy czekamy na odpowiedź od klienta, możemy zająć się innymi tematami, nie marnując czasu;
• rozwój umiejętności: praca nad różnorodnymi zadaniami może poszerzać nasze kompetencje i sprawiać, że stajemy się coraz bardziej wszechstronni. To ogromna zaleta, zwłaszcza w złożonych projektach, które wymagają szerokiego zakresu umiejętności.

Wyzwania wielozadaniowości

Niestety, wielozadaniowość ma również swoje ciemne strony:

• spadek jakości pracy: kiedy przełączamy się między zadaniami, nasza koncentracja jest rozproszona, co często prowadzi do popełniania błędów i obniżenia jakości wykonywanej pracy;
• zmniejszona efektywność: badania pokazują, że nasz mózg potrzebuje czasu, aby ponownie skupić się na zadaniu po przerwie. To oznacza, że przełączanie się między zadaniami może w rzeczywistości wydłużać czas potrzebny na ich wykonanie;
• zwiększony stres: ciągłe żonglowanie zadaniami może prowadzić do znacznego wzrostu poziomu stresu. W dłuższej perspektywie może to prowadzić do wypalenia zawodowego i obniżenia motywacji.

Jak działa nasz mózg w warunkach wielozadaniowości?

Aby zrozumieć, dlaczego wielozadaniowość może być problematyczna, warto przyjrzeć się, jak działa nasz mózg. Nie jest on naturalnie zaprojektowany do jednoczesnego wykonywania wielu zadań. Kiedy próbujemy tak działać, w rzeczywistości przełączamy się kolejno między tematami, co każdorazowo wymaga zużycia dodatkowej energii i czasu na ponowne skupienie się.
Badania wykazały¹, że przełączanie się między zadaniami może zwiększyć ryzyko popełniania błędów i wydłużyć czas potrzebny na ich wykonanie. Nasza zdolność koncentracji jest ograniczona, a każda zmiana zadania powoduje, że musimy na nowo skupić uwagę, a to proces męczący dla mózgu i obniżający efektywność pracy.

Najlepsze praktyki w zarządzaniu wielozadaniowością

Jak więc nią zarządzać, aby minimalizować jej negatywne skutki i maksymalizować korzyści? Oto kilka sprawdzonych strategii:

• priorytetyzacja zadań: skupmy się na najważniejszych i najpilniejszych zadaniach. Ustalmy priorytety, aby w pierwszej kolejności zostały zrealizowane najważniejsze cele;
• minimalizacja przerw: planujmy swoje zadania w blokach czasowych. Ograniczenie liczby przerw między zadaniami pomoże nam lepiej się skoncentrować i pracować efektywniej;
• delegowanie zadań: rozdzielajmy obowiązki w zespole równomiernie, aby uniknąć przeciążenia jednego członka zespołu wieloma zadaniami jednocześnie;
• szkolenia i rozwój umiejętności: inwestujmy w szkolenia dotyczące zarządzania czasem i efektywności pracy. Rozwój umiejętności organizacyjnych i planistycznych może znacznie poprawić jakość i efektywność pracy.

Powtórzmy zatem

Wielozadaniowość w zarządzaniu projektami to miecz obosieczny. Z jednej strony może zwiększać elastyczność i pozwalać na lepsze wykorzystanie czasu, z drugiej jednak może obniżać jakość pracy, zmniejszać efektywność i zwiększać poziom stresu. Kluczem do skutecznego zarządzania wielozadaniowością jest zrozumienie, jak działa nasz mózg i wdrożenie najlepszych praktyk, które pomogą nam osiągnąć większą równowagę między korzyściami a wyzwaniami. Dzięki temu będziemy mogli zarządzać projektami bardziej efektywnie i z mniejszym stresem, co przełoży się na lepsze wyniki i większą satysfakcję z pracy.

Wyzwania, którym dziś AI nie sprosta

Podsumowując aktualne myślenie o sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami: proponuję do przeanalizowania subiektywną listę obszarów, które będą odporne na zastąpienie przez AI. Oto one:

• myślenie kontekstowe i zrozumienie dynamiki procesów:
  AI może analizować dane, ale kontekst często zależny jest od subtelnych czynników kulturowych, społecznych i psychologicznych. Zrozumienie tych niuansów wymaga głębokiej świadomości, którą ludzie poszerzają dzięki doświadczeniu;
• definiowanie złożonych problemów:
  ten proces wymaga nie tylko analizy, ale także intuicji i kreatywności w rozpoznawaniu, jak różne czynniki się ze sobą łączą. AI jest świetna w rozwiązywaniu problemów w ramach istniejących struktur, ale mniej skuteczna w formułowaniu nowych problemów czy dostrzeganiu nieoczywistych powiązań;
• odwaga w myśleniu i definiowanie metod:
  wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań oraz wybór strategii często wymagają podejmowania ryzyka i myślenia poza schematami, a to wciąż jest domeną ludzką. AI działa na podstawie przeszłych danych, co ogranicza jej zdolność do innowacyjnego myślenia w nieprzewidywalnych sytuacjach;
• budowanie relacji i zarządzanie interesariuszami:
  tutaj kluczowa jest empatia, rozumienie emocji, motywacji oraz zdolność do budowania zaufania. Choć AI może wspierać komunikację, nie jest w stanie w pełni zastąpić ludzkiej zdolności do budowania relacji międzyludzkich;
• sprzedaż pomysłów, przekonywanie, rozwiązywanie konfliktów:
  to umiejętności związane z inteligencją emocjonalną, zdolnością do wpływania na innych, negocjowania i mediacji. AI może analizować dane, ale nie ma świadomości emocjonalnej, która jest niezbędna do skutecznego wpływania na ludzi;
• jasna komunikacja i zarządzanie oczekiwaniami: chociaż AI może generować treści i odpowiadać na zapytania, nie posiada jednak zdolności elastycznego dostosowania komunikacji do różnych odbiorców i sytuacji, co jest kluczowe w zarządzaniu projektami.

Wszystkie wyżej wymienione punkty traktują o obszarach, w których ludzka kreatywność, empatia i zdolność do abstrakcyjnego myślenia są nieodzowne. AI może wspierać zarządzanie projektami, automatyzując pewne procesy i dostarczając analiz, ale pominięcie człowieka w tych aspektach zarządzania projektowego jest bardzo mało prawdopodobne w przewidywalnej przyszłości.

A jednak potrafi nas zastąpić…

• przygotowywanie raportów statusowych:
  AI może automatycznie generować raporty na podstawie zebranych danych z projektów i systemów monitorowania, co jest bardzo przydatne w regularnym raportowaniu postępów;
• analizę implikacji wyników (potrójne ograniczenie: zakres, czas, budżet):
  analizowanie wpływu decyzji na wyżej wymienione ograniczenia projektu jest idealnym zadaniem dla AI, zwłaszcza jeśli opieramy się na modelach predykcyjnych i historycznych danych;
• analizę big data opartą na wzorcach:
  AI jest niezwykle skuteczna w analizowaniu ogromnych zbiorów danych, rozpoznawaniu wzorców i odkrywaniu ukrytych korelacji, które mogą być trudne do wychwycenia przez człowieka;
• analizę zasobów:
  AI może efektywnie monitorować dostępność zasobów (ludzi, sprzętu, budżetu) i optymalizować ich alokację na podstawie harmonogramów i priorytetów;
• określanie potencjalnego ryzyka i jego konsekwencji:
  systemy AI mogą analizować ryzyko na podstawie danych historycznych oraz aktualnych wskaźników, przewidując prawdopodobieństwo wystąpienia potencjalnych zagrożeń i proponując działania zapobiegawcze;
• przygotowywanie i obsługa dokumentacji:
  AI może zautomatyzować tworzenie, zarządzanie i przechowywanie dokumentów, co znacząco przyspiesza procesy administracyjne;
• tworzenie prezentacji i grafik:
  generowanie treści wizualnych na podstawie danych wejściowych może być wspierane przez AI, co oszczędza czas i pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich;
• wykonywanie powtarzalnych zadań:
  automatyzacja rutynowych, powtarzalnych zadań to jedna z głównych zalet AI, która pozwala na redukcję błędów i oszczędność czasu;
• wspieranie procesów selekcji kandydatów w rekrutacji:
  AI może analizować CV, wspierać wstępną selekcję kandydatów i oceniać ich dopasowanie do wymagań na podstawie ustalonych kryteriów, co przyspiesza procesy rekrutacyjne.

Zadania te mają jedną wspólną cechę – bazują na danych, powtarzalnych procesach i analizach, które AI wykonuje bardzo efektywnie. W związku z tym automatyzacja tych obszarów jest nie tylko możliwa, ale w wielu przypadkach już obecnie praktykowana w firmach, które chcą zwiększyć efektywność operacyjną.

Zatem jak to jest dzisiaj z AI?

Odpowiadając na pytanie zadane w tytule: sztuczna inteligencja będzie dla nas dokładnie tym, czym pozwolimy jej być. Wesprze nas, ułatwi życie i zawodowe procesowanie, pod warunkiem jednak, że będziemy mieli nad tą delegacją kontrolę i pełną świadomość obszarów, w których nadal niezastąpiony jest człowiek – wówczas częściowo odciążymy nasz mózg od wielozadaniowości, nie pozwalając też na to, by „nieludzka” inteligencja stała się naszą zmorą, po której trzeba „posprzątać”.

¹ Więcej na ten temat w ebooku prof. Maciej Błaszaka https://impetus.consulting/produkt/mozg-project-managera/